Offertes opvolgen, facturen, rapportages, je inbox: WinSphere bouwt voor kantoren en bureaus met 10 tot 100 mensen de automatisering die dat werk overneemt, en houdt het draaiend.
Je ziet het eerst werken op je eigen proces, daarna beslis je. Jullie vak raken we niet aan.
Kost je alleen een half uur. Je spreekt de bouwer, geen verkoper. · Ruim vijftig gesprekken met eigenaren.
Wat er nu draait
WinSphere draait zelf op deze systemen, van leadlijst tot factuur.
Bekijk wat er draait
Werk blijft liggen
Kies je eerste automatisering
Kies een taak. Je ziet meteen wat er nu bij jou blijft liggen, en wat er maandagochtend vanzelf draait.
Nu
’s avonds, door jou
- Je checkt zelf welke offertes nog open staan
- Je typt per klant een herinnering
- Een paar vergeet je, en die zijn weg
Maandagochtend
draait vanzelf
- Open offertes worden elke ochtend opgehaald
- Na vijf dagen gaat een herinnering in jouw toon
- Reageert iemand, dan staat het in je agenda en CRM
Kost je alleen een half uur. Je ziet het eerst werken, daarna beslis je.
Voorbeelden, geen maatwerk: in het gesprek kijken we naar jouw proces.
01
Zo laten: de beste keuze als er iets groters speelt, een fusie of een pakketwissel. Dan klopt elk systeem dat je nu bouwt straks niet meer.
02
Iemand erbij: de beste keuze als het werk oordeel of klantcontact vraagt, of als je het volledig intern wilt houden. Reken er dan wel op dat die kennis bij een persoon komt te hangen.
03
Zelf bouwen: de beste keuze bij een of twee koppelingen, als iemand op kantoor het leuk vindt en er tijd voor houdt. Wij werken met dezelfde gereedschappen, en waar een tool tekortschiet schrijven we code.
04
Een bureau met veel handen: de beste keuze als je een groot project in een keer wilt neerzetten.
Alle vijf de routes naast elkaar
Reken het na
Dan is het verschil niet dat het rustiger voelt. Het verschil staat in de cijfers: uren die nu verdampen komen op een factuur, of gaan naar werk dat wel betaalt, of naar klanten die je nu moet laten wachten.
Declarabiliteit die je nu laat liggen
In procentpunten, gerekend over 1.600 werkbare uren per medewerker per jaar.
per jaar, op jullie eigen aantallen
€ 16.800 per medewerker per jaar
Benchmark: declarabiliteit gemiddeld 73 procent, topkwartiel 84 procent (Simplicate Accountancy Benchmark, Q3 2025)
Werkt alleen als er werk ligt om die uren mee te vullen, en niet elk kantoor haalt tien procentpunt.
Dit is een voorbeeld met aannames, geen belofte. Daarom rekenen we het eerst uit op jullie eigen cijfers, en zeggen we het ook als het niet uit kan.
Wat een jaar wachten kost
Nog een jaar wachten kost je een jaar groei.
Dan kost het lek nog een jaar hetzelfde, en omdat dat bedrag nergens op een factuur staat, ziet niemand het. Het kantoor verderop dat het wel oppakt, draait dezelfde omzet met minder mensen, of meer omzet met hetzelfde team. Dat verschil zie je pas terug in zijn tarieven, zijn marge, en in de wachttijd die hij nieuwe klanten niet hoeft te geven.
Bedrijven schatten het tempo van zoiets structureel verkeerd in. In 1996 dachten Nederlandse bedrijven dat eind 1998 23 procent van hen een internetaansluiting zou hebben. Het werd 42 procent (CBS). Daarom rekenen we in het plan ook uit wat een jaar wachten kost. Niet om je bang te maken, maar omdat niemand dat getal kent zolang het niet is uitgerekend, en het bijna altijd groter is dan gedacht.
De eerste stap kost een half uur.
Wat het lek doet in een jaar
maand 01 van 12
12 x het maandlek
voorbeeld, aannames hierboven
Het kantoor verderop: dezelfde omzet, minder mensen
Of: meer omzet, hetzelfde team
50
gesprekken met eigenaren van kantoren en bureaus over waar werk blijft liggen
systemen die vandaag draaien, geen tekentafel
10 tot 100
fte: de kantoren en bureaus waar we voor bouwen
Hoe we werken
01
Een half uur meekijken.
Jij vertelt hoe een gewone week loopt, wij vragen door. Geen presentatie, geen aanbod.
02
Een werkende demo op je eigen proces.
Binnen een week zie je een eerste stuk op jullie eigen proces draaien. Daarnaast krijg je uitgeschreven welke processen zich laten automatiseren en welke niet.
03
Cycli van vier weken.
Bouwen, invoeren, meten, draaiend houden. Elke vier weken zie je in de cijfers wat er veranderd is.
Wat je krijgt
Een doorgerekend plan op jullie eigen cijfers, ook als het daarbij blijft.
Workflows die draaien in jullie eigen systemen, geen black box.
Elke vier weken zwart op wit wat het scheelt.
De laatste blik blijft van jullie: wij automatiseren het werk, niet het oordeel.
Bekijk alle diensten
Wat er draait
Een voorbeeld van een flow zoals we die bouwen: de stukken worden opgevraagd zodra het dossier ze mist, wat binnenkomt wordt gelezen en gesorteerd, het dossier wordt bijgewerkt, en jij ziet alleen nog wat klaar is voor controle. Zonder overtypen, zonder nabellen.
Onze eigen operatie. Leadlijsten schonen, reacties signaleren, opvolging klaarzetten, rapportage: WinSphere draait er zelf op.
Draait dagelijks
Onze eigen exclusielijst. Elke dag worden nieuwe reacties uit HeyReach, Instantly en HighLevel samengevoegd tot een schone lijst, zodat niemand twee keer benaderd wordt.
Draait dagelijks om 05:00
Zoekagent voor een recruitmentbureau. Vacature in, gescoorde kandidatenlijst in het CRM uit; het handwerk van uren zoeken vervalt.
Draait bij de klant
Meer over wat er draait
Voor wie
Geen fit
Je zoekt een demo of een losse chatbot. Je wilt eerst je hele proces omgooien. Je hebt al een team dat dit bouwt en bewaakt. Of je wilt iemand die AI komt uitleggen aan het team.
Wel een fit
Een kantoor of bureau met 10 tot 100 mensen: advies, engineering, marketing, accountancy, recruitment. Er komt elke week werk terug dat een systeem kan doen, en er is niemand in huis die dat bouwt. Je wilt je manier van werken niet omgooien, maar wel dat het werk van ’s avonds maandag vanzelf draait.
Jullie willen dit echt: er is iemand die er enthousiast van wordt om werk met AI en automatisering anders te doen.
Voorbeelden: adviesbureaus, ingenieurs- en architectenbureaus, marketingbureaus, accountantskantoren en recruitmentbureaus.
Vragen
In drie stappen. Eerst een half uur waarin jij vertelt hoe een gewone week loopt en wij doorvragen; geen presentatie, geen aanbod. Binnen een week krijg je van ons een uitgeschreven plan: welke processen de meeste uren opslokken, welke zich laten automatiseren en welke niet, en wat dat per jaar in euro's scheelt, gerekend met jullie eigen aantallen. Dat plan nemen we samen door in een tweede gesprek, en het is van jou, ook als het daarbij blijft. Pas daarna bouwen we, in cycli van vier weken, met een nulmeting vooraf zodat je elke vier weken in de cijfers ziet wat er is veranderd.
Het half uur en het plan kosten je een half uur en je eigen cijfers. Wat een traject daarna kost, hoor je in het tweede gesprek, voordat je iets beslist: tegenover wat het plan uitrekent, per cyclus van vier weken, en nooit als uurtarief. We zeggen het ook als de rekensom bij jullie niet uit kan.
Ja, en dat is precies onze eerste stap. AI of automatisering bovenop rommelige data automatiseert alleen de chaos. We bepalen de volgorde, schonen de data op en koppelen de systemen, dan pas automatiseren we.
Een extra hire doet het handwerk handmatig, met vaste kosten en zonder schaalvoordeel. Wij automatiseren het werk zelf, zodat je team meer doet zonder te groeien. Eén verantwoordelijke architect die het systeem bouwt, bewaakt en met je meegroeit. Een extra medewerker blijft hetzelfde handwerk doen tegen vaste kosten. Wij halen het handwerk weg en je ziet elke vier weken wat dat oplevert.
We werken het scherpst met B2B-dienstverleners van 10 tot 100 medewerkers. Daar lekt de meeste tijd naar handwerk en is de winst het grootst. We beginnen bij het grootste lek en bouwen vanaf daar uit.
Dat verschilt per kantoor, dus we noemen vooraf geen einddatum. De volgorde ligt wel vast. Eerst een half uur waarin jij vertelt hoe een gewone week loopt. Binnen een week daarna ligt er een uitgeschreven plan: welke processen de meeste uren opslokken, welke zich laten automatiseren en welke niet, en wat dat per jaar scheelt. Dat plan nemen we samen door, en pas daar weet je hoeveel er te doen is en in welke volgorde. Daarna bouwen we in cycli van vier weken, met een nulmeting vooraf. Elke cyclus levert iets op dat draait, dus je hoeft niet op een eindoplevering te wachten.
Een half uur, met je eigen proces op tafel. Je ziet het werken voordat je iets beslist.
Stop je daarna, dan houd je het uitgeschreven plan over.
Rafael Matabadal.
Oprichter WinSphere.
Je spreekt met Rafael, degene die het bouwt. Geen salesteam, geen script.
Wat er gebeurt als je op de knop drukt
01
Een half uur meekijken. Jij vertelt hoe een gewone week loopt, wij vragen door.
02
Een werkende demo. Binnen een week zie je een eerste stuk op je eigen proces draaien, plus wat er verder kan.
03
Samen doornemen. In een tweede gesprek. Het plan is van jou.
04
Cycli van vier weken. Bouwen, invoeren, meten. Elke vier weken zie je wat veranderd is.
WinSphereAI en automatisering voor kantoren en bureaus met 10 tot 100 mensen. Eerst doorgerekend, dan gebouwd, daarna draaiend gehouden.